Workflow to summary group Whatsapp

What's up Guys. I'm Luís 🙋🏻‍♂️

Let me make one thing clear up front: this isn't just another WhatsApp summary workflow.

It’s a fully structured automation built for people who actually need to stay informed without wasting time and with total control over what gets summarized.

What this workflow does:

• Receives messages via webhook from Evolution API
• Checks if the message is from a group or an individual
• Routes messages by type: text or audio (with automatic transcription using OpenAI)
• Stores everything in a Google Sheet organized by group, sender, timestamp and message sended
• Creates a Control Panel with a checkbox for each group. So, you decide which groups should receive summaries (this is the main differentiator about this workflow)
• Collects all messages from yesterday, groups them by chat, and sends them to GPT to generate a summary
• Sends the summary in a clean, formatted in Whatsapp every morning (fully automated).

🧩 How the flow is structured

This workflow is strategically divided into two independent parts to ensure clarity, organization, and easy scalability:

Part 1 – Message Capture and Storage

• Triggered via webhook, this part:
• Receives messages from Evolution API
• Checks if the message is from a group
• Distinguishes between text and audio (with automatic transcription)
• Stores the message in Google Sheets -Checks if the group exists in the control tab
• If it doesn't, it creates a new row with a checkbox so you can enable/disable summaries for that group

Part 2 – Summary Generation and Delivery

• Scheduled to run daily at 08:00 AM or choose your preferred trigger time
• Pulls all messages from the previous day
• Groups them by chat and checks if that group is enabled for summaries
• Sends the messages to OpenAI to generate a digest
• Delivers the summary directly into the WhatsApp group using Evolution API
• This structure makes the flow easier to manage, customize, and scale — plug in other tools without
• breaking the logic.

Tools used:

✅ Evolution API (WhatsApp connection API non-official) ✅ Google Sheets (template provided) ✅ OpenAI (for transcription and summarization)

How to set it up:

• Set up the webhook on Evolution and connect it to n8n
• Use the included Google Sheets template. Click here to make your copy 👉🏻 [Template] Log - Group Summary
• Connect your Google Sheets credentials
• Add your OpenAI API key
• (Optional) Customize the prompt and choose your preferred trigger time

Why this workflow stands out:

📊 Real control panel: enable or disable summaries per group with a single click 🔍 Fully traceable and modular logic with clear branching and error handling ⚙️ Built for scale. Ideal for teams, communities, or educational groups 📬 Automatically delivers structured daily insights straight to your Whatsapp Groups

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✅ Works on both n8n Cloud and Self-hosted 🔐 100% secure. No hacks. No shortcuts.

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Português <> PT-BR

Fala, galera! Eu sou o Luís 🙋🏻‍♂️

Eu já vou deixar uma coisa clara: esse não é só mais um fluxo de resumo do WhatsApp.

É uma automação completa, estruturada do início ao fim, feita pra quem realmente precisa se manter informado sem perder tempo e com controle total sobre o que vai ou não pro resumo.

O que esse fluxo faz:

• Recebe mensagens via webhook da Evolution API
• Verifica se a mensagem é de grupo ou contato individual
• Separa as mensagens por tipo: texto ou áudio (com transcrição automática via OpenAI)
• Armazena tudo no Google Sheets, organizado por grupo, autor, horário e conteúdo
• Cria um Painel de Controle com checkbox para cada grupo — você decide quais grupos vão ou não receber o resumo (esse é o grande diferencial do fluxo)
• Coleta todas as mensagens do dia anterior, agrupa por grupo e envia para a IA gerar o resumo
• Envia o resumo formatado direto no grupo do WhatsApp todas as manhãs (100% automático)

🧩 Como o fluxo está estruturado

Esse fluxo foi estrategicamente dividido em duas partes independentes, garantindo clareza, organização e escalabilidade:

Parte 1 – Captura e Armazenamento das Mensagens

• Ativado por webhook:
• Recebe mensagens da Evolution API
• Verifica se é de grupo
• Separa entre texto e áudio (com transcrição automática)
• Armazena a mensagem no Google Sheets
• Verifica se o grupo já existe na aba de controle
• Caso não exista, cria uma nova linha com checkbox para ativar ou não os resumos daquele grupo

Parte 2 – Geração e Envio do Resumo

• Agendado para rodar todo dia às 08:00 (ou no horário que você quiser)
• Coleta todas as mensagens do dia anterior
• Agrupa por grupo e valida se o grupo está habilitado no painel de controle
• Envia as mensagens para o OpenAI gerar o resumo
• Entrega o resumo diretamente no grupo via Evolution API
• Essa estrutura torna o fluxo muito mais fácil de manter, adaptar e escalar — pode integrar novas ferramentas sem bagunçar nada

Ferramentas utilizadas:

✅ Evolution API (conexão com o WhatsApp, API não oficial)
✅ Google Sheets (modelo incluso)
✅ OpenAI (para transcrição e geração do resumo)

Como configurar:

• Configure o webhook no Evolution e conecte ao n8n
• Use a planilha modelo que acompanha esse fluxo. Faça sua cópia clicando aqui 👉🏻 [Template] Log - Group Summary
• Conecte suas credenciais do Google Sheets
• Adicione sua chave da OpenAI
• (Opcional) Personalize o prompt da IA e defina o melhor horário de execução

Por que esse fluxo se destaca:

📊 Painel de controle real: ative ou desative os resumos por grupo com 1 clique
🔍 Lógica rastreável e modular, com ramificações claras e tratamento de exceções
⚙️ Pronto pra escalar. Ideal para times, comunidades ou grupos educacionais
📬 Entrega automática de resumos diários direto nos grupos do WhatsApp

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✅ Compatível com n8n Cloud e Self-hosted
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