Route equipment purchase approvals with Slack, Google Sheets, and email

This template automates internal equipment and supply purchase requests for operations, HR, and IT teams. Requests are submitted via a built-in n8n form, automatically approved for small amounts, and routed to the manager via Slack for larger ones — with full logging to Google Sheets throughout.

Who this is for Operations, HR, and IT teams at Japanese companies who want to eliminate manual back-and-forth for internal purchase requests. No external form tools required.

What's included A single workflow that handles the full purchase request lifecycle:

1. Purchase Request Form — Applicants submit item details via n8n's built-in form. No external tools needed.
2. Manager Lookup — The approving manager's Slack ID is automatically retrieved from a Google Sheets mapping table. No Slack IDs in the form.
3. Request Logging — Every request is appended to Google Sheets with a unique request ID and status tracking.
4. Amount Threshold Check — Requests at or below the threshold (default: ¥10,000) are auto-approved. Requests above are routed to the manager.
5. Auto-Approval Route — Status is updated, the purchasing team is notified via Slack, and the applicant receives a confirmation email.
6. Manager Approval via Slack — The manager receives a Slack DM with a custom form: approve/reject selection and a free-text comment field.
7. Approval Route — Status is updated with approver name, purchasing team is notified via Slack, and the applicant receives a confirmation email.
8. Rejection Route — Status is updated with the rejection comment, and the applicant receives a rejection email including the manager's comment.

Key features

• Built-in n8n form — no Jotform, Typeform, or Google Forms required
• Manager is looked up automatically from Google Sheets — applicants never need to know or enter Slack IDs
• Configurable auto-approval threshold (default: ¥10,000)
• Rejection comments collected via Slack's custom form and logged to Google Sheets
• Full audit trail: every request, approval, and rejection is recorded with timestamps

Prerequisites

• Google Sheets (copy link provided in the workflow)
• Slack App with DM permissions and Interactivity enabled (setup guide included in the workflow)
• Gmail account connected to n8n

このテンプレートは、社内の備品・消耗品購入申請を自動化します。n8n組み込みフォームで申請を受け付け、少額は自動承認、高額は上長へのSlack承認依頼と、金額に応じた柔軟なフローを実現します。全申請はGoogle Sheetsに記録されます。

このワークフローの対象ユーザー 社内の購入申請に関するメールや口頭でのやり取りをなくしたい、日本企業の総務・HR・情報システム担当者向けです。外部フォームツールは不要です。

含まれる内容 購入申請の全ライフサイクルを1つのワークフローで処理します:

1. Purchase Request Form — 申請者がn8n組み込みフォームで備品情報を入力。外部ツール不要。
2. Manager Lookup — 承認者のSlack IDをGoogle Sheetsのマッピングテーブルから自動取得。フォームへのSlack ID入力不要。
3. Request Logging — 全申請を一意の申請IDとともにGoogle Sheetsに記録。ステータスをトラッキング。
4. Amount Threshold Check — 閾値以下(デフォルト:10,000円)は自動承認。超えた場合は上長承認ルートへ。
5. 自動承認ルート — ステータス更新・総務チームへSlack通知・申請者に確認メールを送信。
6. Slack経由の上長承認 — 上長のSlack DMにカスタムフォームを送信。承認/却下の選択とコメント入力欄付き。
7. 承認ルート — 承認者名付きでステータス更新・総務チームへSlack通知・申請者に確認メールを送信。
8. 却下ルート — 却下コメント付きでステータス更新・申請者に上長のコメントを含む却下メールを送信。

主な特徴

• n8n組み込みフォームを使用 — Jotform・Typeform・Googleフォーム不要
• 上長はGoogle Sheetsで自動検索 — 申請者がSlack IDを知る必要なし
• 自動承認閾値はカスタマイズ可能(デフォルト:10,000円)
• Slackのカスタムフォームで却下コメントを収集・Sheetsに記録
• 全申請・承認・却下をタイムスタンプ付きで記録する完全な監査ログ

前提条件

• Google Sheets(ワークフロー内にコピー用リンクあり)
• DM送信権限とInteractivityが有効なSlack App(セットアップガイドはワークフロー内に記載)
• n8nに接続済みのGmailアカウント